Fundamentos de bases de datos y diseño con MS Access: Informes y macros. Parte5

Informes

Los informes permiten generar documentos cuya información procede de una tabla determinada, permitiendo su impresión vía PDF o impresora. Los informes pueden contener información de tablas relacionadas, pueden incluir campos calculados, etc. Los informes constan de diversas partes, a saber: 

• Encabezado de informe. Se introduce el título del informe.
• Encabezado de página. Títulos de las columnas de los campos presentados en el informe.
• Encabezado de grupo. Identificación del grupo de registro.
• Detalle. Visualización del registro propiamente dicho
• Pie de grupo. Utilizado para campos calculados, sumatorios, etc.
• Pie de página. Página y fecha.
• Pie de informe. Campos calculados para todo el informe.

La creación de informes resulta sencilla con el siguiente protocolo de trabajo:

• Menú Crear -> Crear informe en blanco -> Agregar campos existentes -> Arrastrar campos de la lista de campos a la página del informe. (Idéntico funcionamiento al de los formularios) Es posible arrastrar campos relacionados de otras tablas y mostrar la información.
• También es posible introducir subformularios en los informes para mostrar información complementaria mucho más extensa. Para ello, seleccionar la Vista Diseño del informe y utilizar la herramienta para crear subformularios.

Macros

Las macros constituyen elementos fundamentales para el desarrollo de los sistemas de bases de datos MS Access. Ello es debido a que es posible automatizar múltiples procesos que con las tablas y formularios no es posible. Para poder trabajar adecuadamente con macros es necesario, preparar la base de datos y habilitarla para su correcto funcionamiento. Por tanto serán necesarios los siguientes pasos:

• Botón principal de Office -> Opciones de Access -> Centro de confianza -> Configuración del centro de confianza -> Barra de mensajes -> Mostrar la barra de mensajes en todas las aplicaciones cuando se haya bloqueado el contenido
• Botón principal de Office -> Opciones de Access -> Centro de confianza -> Configuración del centro de confianza -> Configuración de macros -> Habilitar todas las macros

Cambiados estos parámetros es necesario salir de la aplicación y volver a cargar la base de datos. En caso contrario, no se aplicarán los cambios necesarios para que se puedan ejecutar las macros de forma segura. Para crear macros, acceder al menú Crear -> Macro. Inicialmente la pantalla de creación de macros no es completa. Para desplegar todas las posibles macros disponibles, se necesita hacer clic en el botón "Mostrar todas las acciones". Otras opciones recomendables son el botón "Nombre de macro" y "Condiciones" Los nombres de macro, permiten identificar las acciones que se programan en la secuencia lineal. Por otra parte las condiciones, permiten establecer bucles de ejecución, métodos desencadenantes de las acciones y en definitiva las condiciones que deben cumplirse para que se desencadene la macro o el procedimiento almacenado. Por tanto las columnas que se pueden desplegar en la ventana de Macro, son las siguientes:

• Nombre de macro. Identifica con un nombre la acción que se está llevando a cabo. Dicho nombre debe cumplir las condiciones de denominación establecidas anteriormente para los nombres de las tablas, formularios, etc. Ello es debido a que es posible nombrar a una acción concreta de la macro, por el nombre aquí asignado.
• Condición. Establece una condición que debe cumplirse para desencadenar una lista de acciones programadas en la macro.
• Acción. Es la tarea o proceso pre-programado en access que puede ser configurado para hacer múltiples actividades. En otros programas como Filemaker se les denomina Guiones.
• Argumentos. Son las características y valores generados como resultado de programar una determinada acción. 
• Comentarios. En muchos casos es aconsejable crear comentarios para explicar el funcionamiento de los procesos programados. 

Ejemplos precisos de la utilidad de las macros

• Asignar valores automáticamente en campos de un formulario. Establecer valor
• Rellenar automáticamente un campo de indexación con los datos introducidos en un formulario.
• Abrir y cerrar formularios, tablas, informes y consultas
• Aplicar filtros en las consultas
• Desplazar a un determinado registro de la colección
• Mostrar mensajes
• Ejecutar otras macros y procedimientos programados
• Imprimir informes y formularios
• Guardar registros...