martes, 11 de marzo de 2014

Fundamentos de bases de datos y diseño con MS Access: tablas y campos. Parte1

La base de datos Microsoft Access proporciona un entorno de aprendizaje excelente para poner en práctica todos los conceptos descritos anteriormente. Esto es la creación de las tablas y campos (entidades y atributos) que se han definido en el plan de automatización de bases de datos. Este primer paso supone la representación de todos los aspectos descriptivos y metadatos que definen los registros e informaciones que se almacenarán en el sistema. Mientras se crean las tablas y se preparan los campos de descripción es muy posible que el documentalista advierta aspectos que originalmente no fueron tenidos en cuenta. Tales consideraciones son de importancia y deben ser introducidas en el diseño final, así como en un registro de cambios y modificaciones que debe adjuntar el proyecto.

Crear tablas
Las tablas son estructuras de una base de datos, capaces de guardar registros, filas, ítems o elementos con características comunes que hacen que sean susceptibles de ser agrupados, listados y representados bajo una misma designación o denominación. Las tablas o entidades permiten por ejemplo almacenar un conjunto de documentos y material bibliográfico bajo la denominación "catálogo", un conjunto de bienes de consumo bajo la denominación "productos", una lista de comprobantes de venta con la denominación "facturación", un conjunto de alumnos, profesores e investigadores, bajo el título de "usuarios", una lista de fabricantes con el nombre de "proveedores" y así sucesivamente, según el caso del sistema de información que se desea desarrollar. Por tanto es de vital importancia concebir nombres lo suficientemente representativos del conjunto de elementos que van a englobar. Por ello siempre que se piensa en tablas es necesario pensar en los contenidos y registros que esta estructura albergará. Con todas las cautelas y la documentación previa, correspondiente a la planificación del sistema de base de datos, la creación de tablas se realiza siguiendo los siguientes pasos:
  • Crear base de datos en blanco
  • Menú superior -> Crear -> Tabla -> Guardar -> Guardar como -> titular tabla (asignar el nombre de la tabla)
En este estado, la tabla se crea automáticamente, sin registros (vacía) y con un campo por defecto, el campo clave primario "Id". Se advierte que la denominación del campo es incorrecta, puesto que contiene la letra "I" mayúscula, aspecto que se deberá modificar en la fase de edición de campos por una letra "i" minúscula. A continuación se deberán crear todas las tablas que se requieran para el proyecto siguiendo el mismo procedimiento anteriormente especificado.


Editar campos
Los campos de las tablas, también denominados atributos, constituyen la estructura interna de la tabla. Permiten describir y guardar diversos datos, aspectos o informaciones sobre el elemento, objeto o registro que se pretende describir y guardar en dicha tabla. Es correcto entender que los campos de una tabla son metadatos si nos atenemos a la significación del concepto, lo cual indica que los campos tienen la misión de fijar la información real y fidedigna del objeto de la descripción. En resumen podría sintetizarse como datos sobre datos. Si bien en el capítulo anterior se especificaban los tipos de campos según sus datos, también cabe una clasificación funcional de los campos que identifica su tipología según su motivación, orientación y objetivos principales, estos son:
  • Campos de control. Campos especializados en el control de los registros y filas de la tabla. Se utilizan para controlar los registros con numeraciones y códigos distintos al método autonumérico exclusivo del campo clave primario. Algunos ejemplos de campos de control pueden ser:
    • Campo numérico de control. Suele ser un campo numérico de tipo entero, no necesariamente autonumérico que tiene como objetivo registrar códigos de producción, números de serie, lotes, y stocks. Por ejemplo es muy habitual que en las tablas convivan dos campos de control, a saber el campo "id" principal (no visible para el usuario de la BD) y un campo de control (Visible para el usuario) con un valor numérico no necesariamente coincidente con la cifra del campo de identificación "id". Obsérvese que el campo autonumérico "id" asigna automáticamente los valores numéricos correlativos para cada registro que se ingresa en la tabla, sin permitir ningún tipo de modificación en el valor asignado. Ello significa que a todos los efectos la numeración es inamovible. En esos casos, cuando se elimina un registro de la tabla la numeración correlativa deja entrever que falta un registro. Pero si se desea modificar en algún momento la numeración de los registros el campo numérico de control, permite precisamente hacerlo. Por ello suele utilizarse de manera combinada con el campo "id", permitiendo un doble control de los registros de la tabla.
    • Campo de identificación unívoca. Campo alfanumérico cuyo objetivo es registrar un código único para un objeto, elemento o ítem, de forma tal que pueda ser recuperado por coincidencia  o correspondencia exacta. Por ejemplo el ISBN, ISSN, NIPO, depósito legal, DOI, URI, permalink, códigos normalizados, número de referencia.
  • Campos de identificación. Corresponde a los campos especializados en la identificación básica del objeto o elemento sujeto a descripción. La información alojada en los campos de identificación permiten describir de forma clara y precisa los rasgos denotativos y característicos del registro de la tabla. Esto significa que es identificable o distinguible del resto de elementos o registros de la tabla. Lo constituyen campos principales comunes a la mayor parte de las tablas en cualquier sistema de información; por ejemplo el campo "título", "subtítulo", "autor", "responsable", "coautor", "fecha de publicación", "fecha", "año", "origen", "procedencia".
    • Campos de titulación o denominación. Habitualmente para cualquier tipo de elemento u objeto sujeto a descripción se requiere algún tipo de titulación o denominación básica que lo identifique preferentemente. Lo constituyen campos como "título", "subtítulo", "denominación", "titular", "nombre".
    • Campos de autoridad principales. Identifican personas, lugares, temáticas, entidades, organizaciones, familias, congresos, reuniones, etc. Por ejemplo algunos campos utilizados para dicha finalidad son "nombre", "apellidos", "nombre completo", "nombre principal", "nombre secundario", "denominación", "entidad(cf)", "persona(cf)", "editorial(cf)", "familia(cf)"
    • Campos de datación cronológica. Identifican fechas o momentos históricos. Algunos campos de esta categoría son "fecha", "hora", "fecha y hora", "fecha de registro", "fecha de modificación", "fecha de recepción", "fecha de actualización", "fecha de revisión", "fecha de aprobación", "fecha de publicación", "hito cronológico(cf)", "data crónica", "hito histórico(cf)"
    • Campos de datación tópica. Identificación de la localización del objeto, elemento, ítem sujeto a descripción. Esto es el lugar en el que se encuentra ubicado, su localización o localizaciones, pudiendo ser o no exactas. Por ejemplo en el ámbito bibliográfico la localización topográfica de un libro a través de su signatura, o la localización topográfica según la codificación del edificio, sala, estantería, balda e incluso carpeta. Pero fuera de la biblioteca o el archivo, las localizaciones pueden ser direcciones completas, lugares concretos y códigos de posicionamiento como es el caso de la información de las bases de datos geográficas. 
    • Campos de origen y destino. Identifican la procedencia del objeto o elemento sujeto a descripción así como su destino. Son campos de especial importancia en el tratamiento documental, la tramitación de documentos y en el diseño de los flujos de trabajo en una organización o centro de información. Por ejemplo el campo "origen(cf)" puede aludir a un sujeto productor, una entidad o departamento que o bien creó el documento, lo modificó, transformó o adiciona nueva información. Cuando el documento quedó completado en dicha fase, se destinó al siguiente departamento, entidad o persona para continuar con su procedimiento y tramitación, quedando identificado el "destinarario(cf)" y el "remitente(cf)". 
    • Campos de tipificación. Son aquellos campos que a partir de una clasificación predeterminada, permiten tipificar un elemento u objeto sujeto a descripción, aportando una información o rasgo  clave que lo identifica. Si bien los campos de tipificación también podrían considerarse de descripción, dada su naturaleza de campos foráneos que almacenan los valores numéricos de los campos claves de otras tablas. Por ejemplo los siguientes campos formarían parte de esta categoría "tipo de documento(cf)", "tipo de formato(cf)", "tipo de soporte(cf)", "tipo de encuadernación(cf)", "tipo de objeto(cf)", "tipo de producto(cf)", "estado de préstamo(cf)", "estado de conservación(cf)", "estado de análisis(cf)", "tipo de adquisición(cf)", "forma de pago(cf)", "estado de tramitación(cf)", "estado de fabricación(cf)", "estado del envío(cf)", "estado del usuario(cf)", "tipo de usuario(cf)", "tipo de acceso(cf)", "género forma(cf)", "tipo de cámara(cf)", "tipo de encuadre(cf)", "tipo de objetivo(cf)", "tipo de plano(cf)"
  • Campos de descripción. Son los campos que, más allá de ofrecer una primera identificación, permiten reflejar todos los aspectos y características del registro, documento, objeto, elemento o ítem sujeto al análisis. Esto significa que los campos de descripción deben permitir realizar un retrato completo de la naturaleza, forma, contenido, orientación, destinatarios, productores, responsables, autoridades y relaciones del documento que esta siendo analizado, de una persona que está siendo registrada, de un proceso que se está describiendo, de una pieza de un taller mecánico, de un repuesto de una aeronave, de una obra de arte pictórica, de un objeto manufacturado, del análisis químico y biológico de la composición del agua de un embalse o una reserva acuífera, de una denuncia de un ciudadano, etc. Cada caso tiene sus particularidades de descripción que conviene determinar inicialmente para ofrecer un grado de exhaustividad en el análisis de los registros, que variará según los objetivos del pliego de especificaciones del proyecto. Por ejemplo la descripción de un libro puede realizarse con unos pocos campos basados en las normas ISBD. Pero si se utilizasen todos los campos, supuestos y excepciones posibles de las normas MARC21, probablemente existirían más de 200 campos de descripción que en muchos casos sobrepasaría las necesidades de descripción reales. Por ello resulta importante adecuar las necesidades y realidades al grado de exhaustividad referido anteriormente. Un ejemplo de campos de descripción bibliográfica podrían ser "edición", "mención de edición", "serie", "colección", "número de serie", "clasificación por tesauro", "clasificación decimal", "etiquetas de clasificación", "categorías temáticas", "encabezamientos de materia", "descripción física", "ilustraciones", "otras partes", "indización", "palabras clave", "resumen", "índice", "sumario", "relación con otros documentos", "forma parte de", "enlaces relacionados", "bibliografía relacionada", "citas", "referencias", etc.
    • Campos de descripción contextual. Campos destinados a describir las circunstancias y características que rodean al objeto sujeto a descripción. Por ejemplo el contexto visual, histórico, denotativo, connotativo, el entorno de aplicación, su objetivo, elementos y objetos similares o parecidos. 
    • Campos de descripción del contenido. Se centran en la descripción de la información que porta el objeto, documento o elemento sujeto a descripción. Esto implica sus propiedades intrínsecas registradas o grabadas en él. En el caso de una estela de piedra, las inscripciones pueden ser transcritas, traducidas y relatadas. Un documento monográfico puede ser descrito a partir de su clasificación, propiedades físicas, estructura y organización.
      • Campos de descripción física.
      • Campos de descripción temática
      • Campos de descripción científica
  • Campos de almacenamiento. Constituyen campos dedicados al almacenamiento de los documentos digitalizados ya sea a través de campos de tipo binario, de memoria, comprimidos o campos hipertextuales que contienen la URL o enlace al documento primario o secundario objetivo. 
    • Campo de almacenamiento hipertextual. Campos especializados en el almacenamiento de enlaces que vinculan un recurso electrónico/digital accesible en un servidor local o remoto.
    • Campo de almacenamiento a texto completo. Campos orientados al alojamiento de textos completos de documentos.
    • Campo de almacenamiento embebido. Campos especializados en la compresión y conversión binaria de los archivos de texto, ofimáticos e imágenes para ser embebidos en el sistema. El documento objetivo no se aloja en un servidor local o remoto, sino en la propia base de datos, lastrando su rendimiento.
  • Campos de seguridad. Si bien son campos de tipo texto sin mayor inconveniente o misterio, un campo de seguridad se distingue por el tipo de información contenida. Son campos creados con una longitud de caracteres limitada o específica para alojar información encriptada, ofuscada o modificada con el objetivo de proteger datos sensibles y no comprometer la seguridad del resto de la base de datos o evitar la vulneración de los derechos de privacidad de las personas. 
    • Campos de nombres de usuarios y contraseñas. Son campos destinados al almacenamiento de nombres de usuario, correos electrónicos, nicks y contraseñas. Por ello se debe procesar la información codificada a fin de evitar o retrasar el proceso de ingeniería inversa o desofuscación de la protección de la información.
    • Campos basura. Se considera campo basura a un campo que almacena toda la información sensible de los usuarios en un campo único, lo que significa que el propio campo articula mecanismos de estructuración de la información internos y una encriptación externa añadida.
    • Campos de comunicaciones. Son campos destinados al almacenamiento de los comentarios de los usuarios en un sistema de información. Por ejemplo las conversaciones privadas de los usuarios de una red social, los comentarios privados, los correos internos, que son almacenados en campos que requieren medidas de encriptación y privacidad de los contenidos.
Teniendo en cuenta la clasificación de los campos de las tablas, para crear los campos en Ms Access, es necesario seleccionar en primer lugar la tabla objeto de la edición -> Hacer clic en el icono Ver Vista Diseño -> Editar la columna nombre del campo añadiendo los campos definidos -> añadir el tipo de datos -> añadir la descripción del campo con la información que contendrá o la finalidad del mismo. Se observará que cada campo posee propiedades específicas a continuación se resumen las más importantes:
  • Tamaño del campo. Extensión del campo expresada en número de caracteres.
  • Formato. Forma que tiene el valor que se almacena en el campo. Se trata de un filtro que define un aspecto o manera de representar la información. Por ejemplo formato moneda, fecha, temperatura, etc.
  • Máscara de entrada. En caso de que el formato no represente adecuadamente la información, es posible diseñar una plantilla o filtro para dar forma a un código, fecha o dato concreto. Por ejemplo podría diseñarse un código de control interno alfanumérico como "123456-ADF-GX" que requeriría una plantilla similar a "000000-LLL-LL". Obsérvese que MsAccess tiene sus propias expresiones regulares para crear los filtros o plantillas
  • Título. Es la denominación que tomará el campo de la tabla cuando se represente en un formulario o pantalla de interacción.
  • Valor predeterminado. Es el valor por defecto que puede tomar siempre el campo cuando se crea un registro.
  • Requerido. Puede ser necesario determinar que el campo es obligatorio.
  • Permitir longitud cero. Significa que si el campo no es relleno la extensión que ocupará en memoria es de 0.
  • Indexado. Permite determinar que el campo se indexe para posibilitar la recuperación de la información guardada en él.

Consideraciones en la edición de tablas y campos 
Algunos aspectos notables del desarrollo de tablas en bases de datos es el empleo de unas normas de denominación del nombre de la tabla que determinen una normalización efectiva: 
  1. Los nombres de las tablas y campos estarán escritos en minúsculas siempre. 
  2. Se recomienda no utilizar espacios ni palabras compuestas. 
  3. En caso de utilizar espacios entre dos palabras, se deberán sustituir por guión medio (-) o guión bajo (_). 
  4. No se pueden emplear caracteres especiales o extraños como por ejemplo signos de puntuación, acentos, comas, puntos, almohadillas, interrogantes, exclamaciones, arrobas, etc. 
  5. Utilizar nombres simples en vez de complejos y demasiado largos.
  6. Utilizar nombres fáciles de recordar. 
  7. Aunque los nombres pueden ser escritos en español, cada vez es más recomendable escribir en inglés las denominaciones tanto de las tablas, como de los campos, así como de cualquier otra estructura de la base de datos, ya que facilita la interoperabilidad entre BD y es el idioma universal en cuanto a terminología informática, por lo que ciertas denominaciones tienen un lenguaje muy específico único en lengua inglesa.

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