jueves, 20 de marzo de 2014

Ejemplo de edición de tablas y campos en base de datos MS Access

La edición de tablas y campos de una base de datos constituye un paso importante para el desarrollo de la mecánica relaciona del sistema de información. Un referente que puede ejemplificar este proceso descrito anteriormente, puede ser similar al que se muestra en la base de datos biblioteca_v01.accdb disponible para su descarga en el siguiente enlace.

Descargar biblioteca_v01.accdb

La base de datos biblioteca_v01 está compuesta por las tablas catálogo, autoridades, tipo de autoridad, tipo de documento, usuarios, tipo de usuarios, circulación, políticas de préstamo, lugares, editoriales, estados de suscripción y estados de préstamo. Aunque una base de datos de un sistema de gestión de bibliotecas podría albergar un número de tablas cercano al centenar, en este caso se propone una primera aproximación con las tablas principales y esenciales para comprender el desarrollo de bases de datos relacionales. A continuación se describen cada una de las tablas y sus relaciones:
  • Tabla: Registro - registro. La tabla registro permite realizar un recuento de los ejemplares y copias que la biblioteca dispone de un determinado documento. De esta forma es posible determinar que dichos ejemplares poseen una ficha catalográfica determinada, vinculada en la tabla catálogo. Por tanto la tabla registro describe las características del ejemplar concreto y se relaciona directamente con la tabla catálogo, utilizando campos como el código de barras. Por otra parte pueden existir otras relaciones como por ejemplo la tabla estado de conservación, ya que alude a las particularidades específicas de cada ejemplar, así como la relación con la tabla estado prestable que determina si el ejemplar se encuentra en condiciones de ser prestado o no. Por ejemplo en las bibliotecas es posible encontrar ejemplares de monografías con signatura roja, lo cual indica que sólo pueden ser utilizados en la sala de lectura, no siendo en caso alguno prestables.
  • Tabla: Catálogo - catalogo. Contiene la fecha de registro del ejemplar en la biblioteca, su fecha de actualización o modificación, la fecha de baja y la fecha de expurgo, el tipo de documento, códigos de control externo (upc, isbn, issn), campos de las áreas de título, mención de responsabilidad (autoridades), edición, publicación y notas. Las relaciones de la tabla catálogo lo son con respecto al tipo de documento (tipología documental), las menciones de responsabilidad (autoridades), el lugar de publicación (lugar), la editorial responsable de la publicación (editorial). Por otra parte el campo fecharegistro introduce automáticamente la fecha y hora actuales debido a la asignación de la propiedad del campo "valor predeterminado -> funciones de fecha/hora -> ahora()". Otros campos de importancia son los correspondientes a la signatura del documento y los campos de clasificación (Ejemplo que será tratado en próximos artículos). 
  • Tabla: Estados de la catalogación - estadocatalogacion. La tabla de estados de la catalogación tiene como objetivo establecer en qué fase se encuentra la catalogación del documento que fue dado de alta en la biblioteca. Por ejemplo la fase de precatalogación (cuando el documento es dado de alta y registrado de forma inicial), catalogación (cuando el documento se encuentra en proceso de análisis documental no terminado), difusión (cuando el documento fue catalogado y se encuentra disponible para su recuperación en OPAC), pasivo (el documento fue dado de baja, formando parte del fondo bibliográfico pasivo de la biblioteca) y expurgo (el documento ha sido eliminado, pero el registro de la base de datos se mantiene para dar testimonio de su paso por la biblioteca). 
  • Tabla: Autoridades - autoridades. La tabla de autoridades tiene que asegurar la descripción de diversos tipos de autoridades, ya sean personales, corporativas, institucionales, familias, etc. En este sentido la tabla de autoridades debe contener campos de descripción adaptados para cada caso. Por ello es necesario ser conscientes de que por ejemplo el campo "denominación" puede contener la denominación de una empresa o institución o contener el nombre completo del autor de un libro descrito en el catálogo. Esta ambivalencia hace posible una reducción en el número de tablas y una simplificación del proceso de asignación de autoridades en el registro del catálogo. De otro modo, sería necesario crear tantas tablas como tipos de autoridades, conllevando una difícil gestión y normalización del corpus de autoridades global. La tabla de autoridades está vinculada con la tabla catálogo para proporcionar las autoridades que conforman la mención de responsabilidad de los documentos registrados. La relación con el tipo de autoridad es clave para identificar la naturaleza o género de la autoridad. Por otro lado, pueden existir relaciones con tablas secundarias como por ejemplo la tabla "lugar" para indicar la localización de la autoridad. 
  • Tabla: Tipo de autoridades - tipoautoridad. Tabla auxiliar relacionada con la tabla principal autoridades. Permite identificar los tipos de autoridad personal, corporativa, familias, congresos, series, entre otros. 
  • Tabla: Tipo de documento - tipodocumento. Tabla auxiliar relacionada con la tabla principal catálogo. Permite identificar los tipos de documentos o géneros posibles que se registran y analizan durante el proceso de catalogación.
  • Tabla: Usuarios de la biblioteca - usuarios. La tabla usuarios debe contener campos para la descripción de los usuarios de la biblioteca. Esto es la identificación del tipo de usuario, nombre completo del usuario, correo electrónico y contraseña de acceso del mismo, estado de la suscripción del usuario (tramitación, usuario activo, usuario baja), dirección completa, números o códigos de identificación personal, teléfonos y medios de contacto, anotaciones, etc. Otros posibles campos no introducidos en el ejemplo y de relevancia son el contador de retrasos, campos de penalización o fecha de penalización por retraso en la devolución de los documentos. La tabla usuarios consta de relaciones con la tabla circulación (para definir los documentos prestados al usuario) y la tabla tipo de usuario (define la tipificación de usuarios).
  • Tabla: Tipos de usuario - tipousuario. La tabla tipos de usuario está relacionada con la tabla principal usuarios en la que identifica la naturaleza, género o tipificación del mismo. Por ejemplo alumnos, profesores, investigadores, personal de administración y servicios, etc. También existe relación con la tabla circulación y políticas de préstamo, dado que es necesario especificar el tipo de usuario al que se prestan determinados tipos de documentos, que vinculan directamente las políticas de préstamo de la biblioteca.
  • Tabla: Circulación y préstamo - circulacion. La tabla circulación tiene como objetivo registrar el tipo de usuario, el usuario (Identificador del usuario), el tipo de documento y el documento que se presta (Esto es el identificador de la tabla registros y catálogo correspondiente a la ficha catalográfica del documento) o devuelve en la biblioteca. Cada transacción debe ser registrada con sus fechas de préstamo y devolución así como el estado del préstamo (que puede adoptar valores prestado, devuelto, retrasado). La tabla de circulación por tanto está relacionada con las tablas de usuarios, registro, catálogo, tipo de usuario, tipo de documento y política de préstamo.
  • Tabla: Políticas de préstamo - politicasprestamo. La tabla políticas de préstamo describe para cada tipo de usuario y tipo de documento una duración de préstamo determinada y un determinado número de documentos. De esta forma cuando el usuario es identificado por su tipología así como por el documento que le será prestado, se identifica una política de préstamo que determina las condiciones de la transacción.
  • Tabla: Lugares - lugar. La tabla de lugares, define las localizaciones o lugares que corresponden a la publicación de un documento en la tabla catálogo o al lugar de procedencia de una autoridad. Se trata de una tabla de tipo auxiliar que actúa en diversas tablas principales con las que se relaciona. Debe contener todos los campos que permitan una definición o descripción completa de una localización.
  • Tabla: Editoriales - editorial. La tabla editoriales si bien puede ser sustituida por la tabla autoridades, al ser considerada una autoridad más en los tipos ya enunciados, se ha considerado aparte en el presente ejemplo, por corresponder a un área de descripción distinta. (Ello no significa que no se emplee una tabla autoridades para englobarla también, ya que resulta perfectamente válido). La tabla editoriales está vinculada directamente con la tabla catálogo de la biblioteca, identificando la entidad encargada de la publicación del documento.
  • Tabla: Estados de suscripción del usuario de la biblioteca - estadosuscripcion. La tabla estados de la suscripción del usuario, define en qué estado se encuentra el carné del usuario para acceder a los servicios de la biblioteca, especialmente al préstamo de documentos. La suscripción puede estar siendo tramitada, ha podido ser dada de alta y por lo tanto el usuario se encuentra activo o ha podido ser dado de baja, por lo tanto el usuario no puede acceder al préstamo. 
  • Tabla: Estados del préstamo en circulación - estadoprestamo. La tabla de estados del préstamo en circulación viene a definir que una transacción determinada se encuentra en activo, ha sido cerrada o por el contrario se ha retrasado. De esta forma es posible comprobar qué usuarios no han devuelto los documentos o cuántos documentos se encuentran prestados o bien realizar un informe de los documentos prestados durante un periodo cronológico en la biblioteca. Por ello la tabla auxiliar de estados de préstamo está directamente vinculada con la tabla circulación.
  • Tabla: Estados de la catalogación - estadocatalogacion. La tabla estados de la catalogación define el proceso de análisis documental en el que se encuentra el documento que está siendo registrado en la biblioteca. Algunos de los posibles estados pueden ser precatalogación, catalogación, difusión, pasivo o expurgo. Cómo puede observarse algunos no se consideran estados de análisis documental propiamente dichos e identifican especialmente la fase de la cadena documental.
  • Tabla: Estado prestable - estadoprestable. La tabla estado prestable tiene como objetivo definir si un ejemplar individual puede ser prestado o no en la biblioteca. La tabla auxiliar se relaciona directamente con la tabla principal registros.

Esquema relacional de la base de datos biblioteca_v01.accdb

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